5 خطوات ادارة مشروع ناجح .. واستراتيجيات ادارة المشاريع
إن كنت قررت الدخول في مجال الأعمال، وبناء علامتك التجارية الخاصة بأحد المشاريع. فليك البدء بخطوات رئيسية لتقليل مخاطر الخسارة، وزيادة نسبة نجاح المشروع. وأولى خطوات ادارة مشروع ناجح يمكنك تنفيذها وفقًا للمجال المُختار.
وذلك من خلال التخطيط الاستراتيجي الموضوع؛ متضمنًا في ذلك دراسة جدوى المشروع وتحديد اتجاه العمل على المدى البعيد. وعلى ذلك يتم اتباع الاستراتيجية المناسبة المشروع.
جدول المحتويات
اهم خطوات ادارة المشاريع
من خلال خطوات ادارة المشاريع الحديثة يمكنك فهم اهداف العمل، ومهام كل عضو من فريق العمل، وفهم ديناميكية العمل. مما يؤدي إلى تحقيق اهداف المشروع ونجاحه ضمن اطار وميزانية وميزانية محددة. وافضل الخطوات لإدارة المشروع الناجح هي:
دراسة نطاق المشروع
دراسة نطاق المشروع وفهم احتياجات المشروع، واحتياجات فريق العمل، والعملاء يساعد في احتمالات واقعية للجدول الزمني للمشروع.
حيث أن عدم فهم نطاق المشروع وحجمه يمكن أن يؤثر على الكفاءة الاجمالية المشروع. وذلك من خلال؛ التقدير الغير منطقي للعمالة، والميزانية، والمواد المطلوبة، وبالتالي يؤثر على نجاح المشروع ككل.
إنشاء خطة المشروع
يعد التخطيط للمشروع من اهم خطوات ادارة مشروع ناجح، ويتم اتباعها من خلال تحديد متطلبات المشروع، ووضع النقاط الرئيسية بما في ذلك:
وضع جدول زمني
يتم وضع جدول زمني يحدد تاريخ البدء في كل مرحلة من مراحل المشروع، وكذلك تاريخ الانتهاء. وذلك من خلال تحديد أهداف المشروع بصورة واضحة، وميعاد كل مرحلة، وميعاد تسليم المشروع ككل.
ويمكن تقسيم المشروع إلى مهام صغيرة يمكن التحكم بها، من خلال تصميم هيكل تقسيم العمل، ووضع توقعات زمنية لكل مرحلة ومهمة، وتسلسل مراحل المشروع وبالتالي تحديد التبعيات.
ويجب أن يتسم الجدول الزمني بالمرونة لتفادي الظروف الطارئة. مما يساعد على سير المشروع بطريقة منظمة ومخطط لها، وبالتالي التقليل من المخاطر.
تحديد اهداف المشروع
يساعد تحديد الاهداف قريبة وبعيدة المدى بوضوح، ورسم النقاط الرئيسية للعمل على تركيز فريق العمل على نتيجة مشتركة، وتعاون مثمر. لذلك هو من ابرز خطوات ادراة مشروع ناجح ويمكن ذلك من خلال الخطوات التالية:
- تحديد التغييرات الواردة على الجدول الزمني بشكل دوري، لتعديل اهداف المشروع بسهولة بهدف تحقيق أقصر قدر من الكفاءة.
- التواصل المستمر بين أعضاء العمل من خلال استخدام أحد منصات إدارة الفِرق بهدف التشاور والمعرفة المستمرة حول التوقعات، والتغييرات المقترحة ونطاق المشروع. مما يزيد من وضوح الخطة والنتائج.
- وضع خطط طوارئ للتغييرات المحتملة لمواجهة التحديات المفاجئة للمشروع.
ادارة مخاطر المشروع
عند اختيار أحد المشاريع لتنفيذها، فهناك نسبة كبيرة من المخاطر التي قد تواجهك. لذلك فإن من أفضل خطوات ادارة مشروع ناجح هي ادارة مخاطره المحتملة، وفق الخطوات التالية:
- تحديد المخاطر المحتملة للمشروع، والتعرف عليها من خلال إنشاء جدول بيانات يضم المخاطرة المحتملة.
- تحليل تأثير المخاطر المحتملة على المشروع، واستكشاف احتمالية حدوث تلك المخاطر، واسبابها أو العوامل المؤدية لها.
- تقييم المخاطر من خلال منك الاولوية إن كانت عالية أو متوسطة أو منخفضة الحدوث بناءً على العوامل التي تم تحديدها.
- وضع خطة للتقليل من المخاطر المحتملة، وتسجيلها في جدول البيانات الخاص بالمخاطر.
- مراقبة المخاطر بعد بدء المشروع يساعد في الاصفر السريع والتقليل من المخاطر المحتملة.
التواصل المستمر والفعال
يعتبر التواصل المستمر والفعال من أفضل خطوات ادارة مشروع ناجح. حيث يساعد التواصل المفتوح في الوصول للأهداف المرجوة من المشروع في الوقت المحدد.
ويكون التواصل مع أعضاء فريق العمل، واصحاب المساحة والعملاء، للوصول إلى نقاش مفتوح وخطوات مدروسة. ويمكن انشاء تواصل فعال من خلال:
- استخدام أدوات التواصل الحديثة، مثل برامج إدارة المشاريع، والتواصل مع الأشخاص.
- عقد اجتماعات دورية مع فريق العمل، وشرح النقاط المستهدفة، والخطوات التالية.
- تنفيذ وإرسال تقارير المشروع بشكل دوري لأصحاب المصلحة، لاطلاعهم على آخر المستجدات.
استخدام التكنولوجيا الحديثة
تتجلى اهمية التكنولوجيا الحديثة في ادارة المشاريع الناجحة من خلال عدد كبير من الأدوات المساعدة في التواصل السلس، وتخصيص المهام، والتخطيط، وتحليل البيانات، وحتى مراقبة التقدم. كل ذلك في لحظات وبدقة عالية، لذلك من خطوات ادراة مشروع ناجح هو استخدام التكنولوجيا الحديثة، وفيما يلي أبرز الأدوات المساعدة:
- أدوات إدارة الفريق، والتواصل الفعال مثل؛ Trello ، ClickUp ، Asana.
- ادوات ادارة الفرق الكبيرة وادارة المؤسسات؛ Microsoft Project ، Wrike، Jira.
- ادوات محدودة الميزانية مثل؛ Monday.com، Zoho Projects، Freedcamp.
ما هي استراتيجيات ادارة المشاريع
تختلف خطوات ادارة المشاريع عن الاستراتيجيات المتبعة في ادارة مشروع ناجح. ولكنها يتفقون في الفائدة العائدة على نجاح المشروع.
حيث أن استراتيجيات ادارة المشاريع تساعد في فهم الاهداف الرئيسية للمشروع، وبالتالي للحفاظ على الجدول الزمني، وتحديد الميزانية بشكل جيد، وزيادة جودة العمل.
وذلك من خلال تنظيم، وتوزيع المهام، وتخصيص الموارد، وتحقيق الاهداف المرجوة من المشروع مع تقليل المخاطر المحتملة. بالإضافة إلى مقاييس الأداء التي تعمل على تحسين تتبع نجاح المشروع، وأداء فريق العمل، وإدارة الموارد بصورة صحيحة.
اهم استراتيجيات ادارة المشاريع
هناك العديد من استراتيجيات ادارة المشاريع التي تتناسب مع كل مشروع حسب معطياته، واهدافه المرجوة. وفيما يلي اهم استراتيجيات ادارة المشاريع:
استراتيجية الشلال
من أفضل استراتيجيات ادارة المشاريع مثل مشاريع المقاولات والبناء، أو مشاريع التصنيع، كونها مشاريع كبيرة ومكلفة خصوصًا عند تغيير الخطط بعد بدئها. حيث تتبع استراتيجية الشلال نهجً تقليديًا، ومباشرًا مقارنة بغيرها.
ويتم تنفيذ المشروع وفقًا لاستراتيجية الشلال من خلال التنقل من كل مرحلة المرحلة التي تليها بمحرد اكتمال هذه المرحلة بنجاح.
استراتيجية سكروم Scrum
من أفضل استراتيجيات ادارة المشاريع خصوصًا ان كانت مشاريع صغيرة، وتستخدم هذه الاستراتيجية في مشاريع تطوير البرمجيات، وغيرها من الصناعات التي تتطلب عمل لفترة قصيرة، ويتطلب مرونة في الاجتماعات والتنفيذ، مثل: البيع بالتجزئة، والخدمات اللوجيستية، أو التخطيط للأحداث.
حيث تتناسب هذه الاستراتيجية مع فريق العمل قليل العدد، ومشاريع قصيرة المدى تتطلب اجتماعات قصيرة تعرف باسم اجتماعات سكروم.
استراتيجية المرونة Agile
وهي استراتيجية فعالة في مجال البرمجيات، ولكن تم اثبات فعاليتها في مجالات مختلفة مثل التي تتطلب سرعة استجابة مثل مشاريع التسوق.
كذلك نجحت هذه الاستراتيجية في المشاريع التي تسعى للتقدم والتطوير مثل: صناعة الاجهزة الطبية، والسيارات، وصناعة اجهزة الحاسوب، وتصميم الملابس وغيرها.
حيث تعتمد استراتيجية Agile على التعاون والتنظيم الذاتي بين فريق العمل. مما يساعد على التكيف والتطوير، وبالتالي تحسين العمليات والنتائج المبكرة. وتتميز هذه المنهجية بالمرونة على عكس نظيرتها.
استراتيجية كانبان
تم تطوير هذه الاستراتيجية خصيصًا لمشاريع التصنيع والبرمجة، ولكنها أثبتت نجاحها في مجالات أخرى مثل: التسويق، والحسابات المدينة والدائنة، والموارد البشرية وغيرها. وذلك لسهولة استخدامها وكفائتها من خلال التخطيط، وإضافة بطاقات تمثل مراحل المشروع، والأشخاص، والمواعيد النهائية للمهام، والأفكار.
حيث تساعد هذه الاستراتيجية على إدارة سير العمل من خلال: وضع المهام على لوحة كانبان المتاحة لجميع أعضاء الفريق. وبالتالي تساعد على تقليل القصور من احد اعضاء الفريق. ومن اشهر امثلة الشركات التي استخدمت هذه الاستراتيجية هي شركة تويوتا.
في النهاية، فإن التخطيط والمشاركة، والفهم والاستماع الجيد من افضل استراتيجيات ادارة مشروع ناجح، ذو مخاطر أقل، أو محتملة الحدوث وسهلة الإدارة. لذلك؛ افهم المشروع، وحدد الأهداف، وحلل المخاطر وكن جاهز لبدء مشروع ناجح.
المصادر:
https://www.coursera.org/articles/how-to-manage-project-risk
